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Una de mis colegas más entendidas en esto de compras estratégicas me enrostraba la imposibilidad de implementar un gestor de contratos cuando se debe vencer el ‘siempre se ha hecho así’, las planillas de Excel bajo la custodia de ‘Juanito’ – que de paso es el único que sabe todos los contratos que hay y además la resistencia que genera el incorporar otro sistema tecnológico más al cual adecuarse… Déjame levantar el verdadero costo alternativo, le indiqué.

Nos pasó en dos demos: el cliente llegó con un contrato que había renovado sin querer hace un par de días atrás. Ese ‘sin querer’ en realidad fue netamente por falta de control, no tener alertas o avisos ante vigencias. En ambos casos ambos clientes fueron a buscar el documento, es decir, no tenían acceso a un repositorio centralizado digital y menos a fichas de contratos con datos relevantes. Obviamente no había conexión con los estados de pago y que decir de las facturas asociadas, si cumplían o no las condiciones que llevaron a establecer un contrato. Posiblemente algunos de estos pensamientos sí estaban resueltos. Aún así, desestimo absolutamente ese costo alternativo de HH y esfuerzos procedimentales implicados. La pérdida que genera cualquier error contractual para contratos críticos, puede desencadenar costos incrementales impresionantes.

Una de estas empresas fue una automotora. Al año siguiente (2017) tuvo la precaución de atender su contrato de containers, con los que se ahorró USD 3 por unidad. USD 1 millón en el periodo.

La otra empresa fue una constructora. El proveedor bajó un 5% sus tarifas atendiendo el desagrado expuesto por el cliente ante su propio error de continuar el contrato ‘amarrado’. Ese 5% bajo condiciones de competencia, ¿cuánto podría haber sido? En este caso fueron USD 1,3 millones en el periodo.

Y un gestor de contratos cuesta mucho menos que el 10% de ese ahorro obtenido en cada caso. Ah, un dato: recuerde incluir la firma electrónica en su implementación.

‘Si’, me dijo mi amiga, ‘pero no se ve mientras no sucede…’.

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